Klasifikasi Proses Bisnis dan Pembuatan DFD

Proses bisnis terdiri dari 3 bagian

1. Proses manajemen
2. Proses operasional
3. Proses informasi

Proses manajemen

Proses yang mengendalikan pengoperasian sistem, seperti : Melakukan perencanaan, pengendalian dan evaluasi, Menggunakan proses operasi dan proses informasi sebagai masukan, Melibatkan manusia, otorisasi, unit organisasi, kebijakan dan prosedur, Bertujuan untuk menjalankan fungsi manajemen. Setiap output yang diserahkan atau disajikan kepada pihak manajemen, harus memiliki “kepentingan” guna pengambilan keputusan 

Proses operasional

Suatu proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Terdiri dari uraian prosedur dan aturan bisnis, Dapat dituangkan dalam aktivity diagram, Rangkaian event operasional, Melibatkan manusia, peralatan, unit organisasi, kebijakan dan prosedur, Biasanya berkaitan dengan penyediaan barang dan jasa, Bertujuan menyelesaikan pekerjaan organisasi. Contohnya seperti proses pembelian, manufaktur, iklan dan pemasaran, dan penjualan.

Proses informasi

Proses informasi ini juga disebut sebagi proses pendukung, karena proses ini bertujuan sebagai pendukung kegiatan pada proses operasi dan manajemen dalam menjalankan fungsi bisnis organisasi. Contohnya seperti : Melakukan pencatatan data, pemeliharaan data dan penyajian informasi

Melibatkan manusia, peralatan, otorisasi, unit organisasi, kebijakan dan prosedur. Pada proses informasi ini dianalisa informasi masukan dan keluaran dalam proses bisnis, biasanya digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD)

Perbedaan DFD dengan Bagan Alir (Flowchart)

DFD sangan berbeda dengan bagan alir ( flowchart ), perbedaannya adalah sebagai  berikut: 

1. Proses DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut.
2. DFD lebih menunjukkan arus data dari data suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (looping)  dan proses keputusan (decision) , sedangkan bagan alir menunjukkan.

DFD Leveled

Maksud levelisasi DFD adalah penggambaran DFD dengan membagi DFD  berdasarkan tingkatan-tingkatan yaitu dari tingkatan tertinggi yang menggambarkan sistem secara keseluruhan dengan lingkaran luar yang mempengaruhi sistem tersebut (biasanya dikenal dengan dengan nama diagram konteks / diagram level 0). Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang  berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpanan data. Sebagai alat Bantu desain sistem, model ini hanya memodelkan sistem dari suatu sudut panadang yanitu sudut pandang fungsi. Dalam leveled ini akan terjadi penurunan level dimana dalam penurunan level yang lebih rendah harus mampu mempresentasikan proses tersebut ke dalam spesifikasi  proses yang jelas. Jadi dalam DFD leveled bisa dimulai dari DFD level 0 kemudian turun ke DFD level 1 dan seterusnya. Setiap penurunan hanya dilakukan bila perlu.

DFD digambarkan secara bertingkat, dari tingkat yang global berturut-turut hingga tingkat yang sangat detil. Tingkat yang global (umum) disebut dengan ‘Diagram Konteks’ atau ‘Context Diagram’ . Ini termasuk level  0. Selanjutnya, dari diagram konteks, prosesnya dijabarkan lebih rinci lagi di ‘Diagram Nol’ atau ‘ Zero Diagram.’ Ini disebut level  1. Pada diagram nol ini yang berkembang hanya  proses dan alur data yang menghubungkan proses-prosesnya, sedangkan jumlah terminator dan alur data yang masuk atau keluar dari terminator, tetap. Bila, masih dirasakan perlu memerinci proses berikutnya, maka diagram selanjutnya disebut dengan ‘Diagram Detil’ atau ‘Diagram primitif.’ Ini disebut dengan level   2. Dalam diagram detil, yang digambar cukup proses (nomor berapa) yang perlu didetilkan saja, selain itu (proses lainnya, atau terminatornya) tidak perlu digambarkan. Bila masih dapat lebih didetilkan lagi, maka level  3, dan seterusnya bisa dibuat

Diagram Kontek (Context Diagram)

Diagram kontek adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan memuat satu proses , menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram kontek berikut aliran data utama menu dan dari sistem . Diagram tersebut tidak mempunyai simpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas ekternal serta aliran data aliran data menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen.

Diagram Kontek pada Sistem Pemrosesan Pesanan PT X

Diagram 0 Sistem Pemrosesan Pesanan PT X

Contoh Kasus

Di sebuah tempat penyewaan Video Compact Disk   (VCD), masih dilakukan pencatatan manual untuk Penyewaan dan pengembalian VCD oleh Penyewa. Dalam kasus ini, akan dirancang sistem komputerisasi Penyewaan (saja) VCD tersebut.

Analisis 

1. Pihak-pihak yang terkait : 

• Penyewa. Data apa saja yang akan diberikan oleh Penyewa kepada sistem, dan data apa saja yang diberikan sistem kepada penyewa ?. Analisis ini bertujuan untuk menentukan data apa saja yang akan mengalir di alur data dari terminator Penyewa ke sistem (proses), dan sebaliknya.
• Penyewa baru (di kasus ini) harus membuat Kartu Anggota terlebih dulu. Pembuatan Kartu Anggota tidak dipungut biaya tetapi si Penyewa harus menunjukkan identitas diri (contoh : KTP). Petugas akan mencatat identitas Penyewa, membuatkan Kartu Anggota, dan bersama dengan KTP tersebut diserahkan kembali ke Penyewa.

Prosedur Penyewaan oleh Penyewa

Penyewa yang akan meminjam film dipersilakan mencari sendiri filmnya, namun, bila mereka enggan mencarinya (tidak ketemu), mereka dapat langsung bertanya ke petugas. Petugas akan mengecek data film yang dicari dan akan dipinjam tersebut ke  file di komputer. Hasil pengecekan itu diinformasikan kepada Penyewa. Bila film dicari ada dan mereka mau meminjamnya, maka si Penyewa harus menyerahkan Kartu Anggotanya (di lapangan, bisa saja hanya dengan menyebutkan identitasnya saja), dan uang sewanya. Adakalanya, petugas yang tidak yakin akan keanggotaan si Penyewa, dia melakukan cek keanggotaan ke  file  komputer. Bila ternyata data keanggotaannya tidak ada, maka si Petugas akan melakukan penolakan (pembatalan transaksi). Bila benar anggota, maka Petugas akan mencatat data  film yang dipinjam si Penyewa tersebut (transaksi) dan akan menyerahkan kembali Kartu Anggota dan film yang akan dipinjam tersebut ke Penyewa.

• Pemilik usaha. Apa saja data yang dibutuhkan oleh pemilik atas sistem, dan data apa saja yang diberikan oleh pemilik kepada sistem, perlu di analisis. Analisis ini akan menghasilkan alur data apa saja yang mengalir dari Terminator ke sistem dan sebaliknya. Pada kasus ini, dicontohkan bahwa Pemilik hanya butuh laporan keuangan harian.
• Petugas. Petugas berada di dalam sistem (yang menjalankan sistem), sehingga tidak perlu digambarkan. Dari sini, terdapat 2 terminator, yaitu a dan b.

Dari analisis di atas, dapat dirancang DFD konteksnya :

“Aplikasi Peminjaman” yang tergambar di atas bisa saja ditulis secara detil, misalkan Bukti Keanggotaan, Uang Sewa, dan Daftar Film yang akan Disewa. “Identitas” boleh saja ditulis [KTP|SIM]. Sekali lagi, yang mengalir adalah data yang akan mempegaruhi proses komputerisasi, sedangkan untuk proses manualnya tidak perlu digambarkan. Misalkan, sewaktu akan meminjam film, Penyewa menyerahkan Kartu Anggota dan sewaktu menerima film, Kartu Anggota tersebut dikembalikan. Hal itu tidak perlu digambarkan.

Pembuatan Diagram Nol ( Level  1)  

To do:

Buatlah sebuah kelompok yang terdiri minimal 3 dan maksimal 6 orang anggota. Anggota kelompok harus campuran, yaitu terdiri dari mahasiswa UNSIKA dan mahasiswa permata sakti. (misal 3 mahasiswa UNSIKA, dan 3 dari PermataSakti) atau (1 Unsika, 5 Permata sakti dan berlaku sebaliknya).

Koordinator kelas mendata nama nama kelompok dan menyerahkannya pada pertemuan minggu depan. Kelompok ini untuk tugas UAS Project, dimana mekanisme projeknya akan dimulai juga minggu depan. Terimakasih. Jika ada pertanyaan terkait materi hari ini mohon untuk meninggalkan komentar di bawah postingan ini.