Pengembangan sistem informasi yang direalisasikan dengan bantuan komputer (Computerized Information System) akan melalui suatu tahapan yang disebut dengan sistem analisis dan desain. Dimana, akan ada proses peningkatan kinerja suatu organisasi dengan tujuan perbaikan prosedur dan metode yang lebih baik.
Sebelum sistem dari suaru organisasi dapat didesain untuk memperoleh data, mengupdate file dan menghasilkan laporan, maka harus diketahui terlebih dahulu tentang bagaimana organisasi tersebut menangani operasi-operasinya. Misalnya saja, formulir apa saja yang digunakan untuk menyimpan informasi secara manual, seperti order-order penjualan, faktur, form, dan lain lain.
Perlu diketahui juga laporan-laporan apa saja yang sekarang ini dihasilkan dan untuk apa laporan-laporan tersebut digunakan. Informasi yang didapatkan menegnai laporan tersebut misalnya: daftar catatan pemesanan kembali, order-order penjualan, stock on hand, dan sebagainya.
Dan juga perlu diketahui kemana inforasi-informasi tersebut ditujukan: ke departemen penjualan misalnya, atau ke departemen akunting. Dengan kata lain harus diketahui arus informasi pada sistem tersebut. Penting juga mengetahui mengapa organisasi tersebut memiliki persoalan dalam menangani order, inventori ataukah membutuhkan sistem yang lebih efisien sebelum memperluas operasionya?
Nah, akumulasi dari informasi ini disebut dengan sistem studi atau studi kelayakan (feasibility study) yang mendahului kegiatan analisis lainnya.
1. Studi kelayakan
Sebelum tahapan ini dilakukan perlu diketahui dan dipertimbangkan adalah, alasan timbulnya gagasan untuk membuat sistem informasi yang baru. Alasan tersebut diantaranya adalah : Kecepatan pengolahan data yang lebih baik, pencapaian informasi yang lebih cepat, mereduksi biaya, keamanan yang lebih baik, dll.
Pada tahap penyelidikan awal, analis belajar dari pemakai mengenai apa yang diharapkan dari sebuah sistem informasi yang baru. Hal hal yang diperhatikan adalah:
1. Sistem informasi yang bagaimana yang mereka butuhkan
2. Menentukan runag lingkup dari sistem informasi
3. Memperkirakan keuntungan/kerugian yang didapat
Jika suatu fungsi tertentu telah dapat ditetapkan untuk dilaksanakan melalui suatu sistem, maka selanjutnya adalah mengadakan study kelayakan lanjutan, meliputi:
1. Menentukan unit atau bagian mana yang akan menggunakan. Dilakukan dengan wawancara dengan kepala bagian yang bersangkutan, dan pegawai yang menggunakan.
2. Mengantisipasi kemungkinan keterbatasan dan kendala pada penerapannya, misal" Sistem harus menyelesaikan prosesnya sebelum jam kerja berakhir
3. Memperhitungkan kendala sistem, seperti kapasitas memori yang terbatas
4. Menentukan target, misal suatu jawaban permintaan pesanan harus dapat dilayani kurang dari sepersekian detik
5. Mengantisipasi kendala wakktu, misal sistem yang baru harus sudah berjalan dalam waktu sekian bulan, sejak sistem yang lama sudah tidak dapat diperluas lagi.
6. Merencanakan dan memeperkirakan biaya proyek, berdasarkan perkiraan waktu dalam mendesain, mengembangkan, menguji dan memulai sistem baru.
Tujuan studi kelayakan
1. Memperhitungkan sifat penyusunan sistem dalam memperhitungkan keberadaan masalah dan sifat masalah. Contoh: Jika fakultas melaporkan masalah keterlambatan penyetoran nilai dari dosen, kita ingin mengetahui apakah penyetoran nilai benar benar terlambat atau apakah fakultas salah dalam memberitahu kapan nilai paling lambat disetorkan
2. Memperhitungkan jangkauan masalah. Contoh : Apakah masalah tentang keterlambatan penyetoran nilai hanya pada fakultas teknik informatika saja atau seluruh fakultas juga sama, sehingga perlu dianalisis lebih luas.
3. Mengajukan aksi-aksi yang dapat menyelesaikan masalah. Contoh: Mengajukan penyusunan sistem untuk nilai yang telambat disetor karena implikasinya pada berapa SKS yang dapat diambil mahasiswa semester berikutnya
4. Memeperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yang diajukan. Contoh: Apakah ada penyelesaian yang layak secara ekonomis dan secara teknis pada masalah tersebut
5. Menyusun rencana detil untuk langkah analisis sistem. Contoh : Siapa yang melakukan analisis sistem, siapa yang memimpin, dan tugas tugas serta jadual analisis sistem
6. Menyusun rencanan ringkasan untuk seluruh proyek penyusunan sistem. Contoh: Kapan sistem akan diimplementasikan, atau kapan sistem akan dioperasikan.
Langkah langkah dalam studi kelayakan
1. Mengumpulkan fakta
Dalam pengumpulan fakta bisa dilakukan dengan interview, melakukan presentasi intrenal dengan bagian/pihak yang terlibat, pemeriksaan dokumen (bagan organisasi, dfd, flowchart,dll) yang merupakan sumber informasi. Dengan pengamatan wawancara/questionare, bila perlu memeriksa file-file yang berhubungan dengan pemrosesan transaksi
2.Melakukan studi kelayakan
Setelah mengumpulkan dokumen/fakta, selanjutnya analis perlu mengetahui apa yang sesungguhnya dilakukan oleh sistem, dengan memperhatikan 3 aspek kelayakan. Kelayakan teknis (hardware,software), kelayakan operasi, dan kelaykan ekonomis.
3. Menyusun rencana proyek
Rencana proyek adalah pernyataan tentang jangkauan proyek, jadual proyek, sumder daya untuk menyelesaikan proyek dan biaya proyek, bisa menggunakan time schedule, Diagram PERT atau Workflow
4. Mendapatkan persetujuan
Dua macam persetujuan, persetujuan pemakai terhadap sistem yang akan disusun, dan persetujuan pihak manajemen terhadao kelanjutan penyusunan sistem. Dengan mendapat persetujuan untuk draft dokumen kelayakan, sistem analis harus memastikan bahwa draft dokumen tersebut benar, lengkap dan memuaskan pemakai. Dokumen kelayakan meringkas penemuan2, kesimpulan2, penyelesaian2, dan salinan2 dokumen yang dikumpulkan dan dibuat selama studi kelayakan.